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關于印發《長盛集團公司公文處理辦法（試行）》的通知
集團各部門、單位：
第一章 總則
第一條 為使公司的公文處理工作進一步規范化，制度化，提高公文處理的效率和質量，參考有關大公司公文處理辦法，結合本公司實際，特制定本辦法。
第二條 公司公文（包括電報）是公司在管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的公務文書，是傳達貫徹上級有關指示，指令，發布有關規章制度，請示和答復問題，安排生產經營活動，指導布置和商洽工作，交流經驗的重要工具。
第三條 公文處理是指公文辦理、管理和整理，歸檔等一系列相互關聯，銜接有序的工作。
第四條 公文處理應當堅持實事求是，精簡，高效的原則，做到及時，準確，安全。
第二章 公文管理
第五條 公司行政辦公室是行政公文的的職能管理部門負責行政公文的統一收發，用印，歸檔和銷毀等工作。
第六條 公文復印件作為正式公文時，應當加蓋復印單位證明章。
第七條 公文被銷毀，視作自始不生產效力；公文被廢止，視作公文至廢止之日起不生產效力。
第八條 不具備歸檔和保存價值的公文，經鑒定和主管領導批準后，可以定期銷毀。
第九條 電報，傳真文件應按照公文流轉。
第十條 工作人員調離工作崗位時，需將本人暫存，借用的公文按照有關規定移交，清退，歸檔。
第三章 發文辦理
第十一條 發文辦理指以本公司名義制發公文的過程。包括擬稿、會簽、審核、簽發、繕印、用印、登記和分發等程序。（具體流程附后）
第十二條 草擬公文應做到：
1. 符合國家的法律、法規和方針、政策，符合所干業務的實際情況和公司的職責和范圍以及有關規定。
2. 情況確定，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直敘不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。
第十三條 各級領導要對擬文內容進行全面審核，嚴格把關。發文在送領導簽發前，應先有辦公室審核，對不符合要求的文件應及時退擬稿人修改或重辦。
審核的重點是：
1. 是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則；
2. 提出的要求，辦法和措施是否明確具體，切實可行；
3. 公文內容，文字表敘，文種使用，公文格式等是否符合本辦法規定。
第十四條 簽發
1．請示，報告先送公司分管領導審核，再送公司經理簽發。
2. 一般發文按分工送分管領導簽發。發文內容如涉及兩位以上領導，應送相關領導核簽。
3. 部門擬稿發文，由部門主任審核后，送辦公室核稿，再報公司分管領導簽發。
4. 會議紀要由主持會議的公司領導簽發。
第四章 收文處理
第十五條 收文處理指對收到文件的辦理過程，包括簽收，登記，審核，擬辦，承辦，催辦等過程。
第十六條 所有收文統一由辦公室登記，提出擬辦意見。按分工送公司領導批閱。凡代表公司外出參加的重要會議，重要活動帶回的文件資料，交辦公室登記處理。
第十七條 各部門承辦的文件，應及時處理，特急文件要隨到隨辦，急件應在要求時限內或3天至5天內辦完，一般文件7天內辦完。
第五章 公文歸檔
第十八條 公文辦理完畢后，應當根據《中華人民共和國檔案法》，及時將公文底稿，正本和有關材料(包括音像制品)整理好進行歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。
第十九條 歸檔范圍內的公文，應當根據其相互聯系，特征和保存價值等分門別類進行整理，確定保管期限，定期向檔案管理部門移交。保證應歸檔的公文齊全，完整，能夠準確反映本部門的主要工作情況，便于保管和利用。
第六章 附則
第二十條 本辦法適用于公司各部門。不得外傳，本辦法自印發之日起執行。
榆林市長盛集團
二○一二年八月十八日
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